基于PDCA的D公司财务外包管理问题及优化探讨

本文是一篇财会管理论文，本文围绕财务外包管理这一主题，从研究对象D公司的财务外包的动因出发，分析当前财务外包的现状及存在的问题，制定从计划开始到最终实现目标的优化建议，通过PDCA理论不断完善企业财务外包管理，持续改进外包服务质量，在国内当前经济环境下的企业财务外包全过程管理发展做出有意义的探索。
第一章绪论
1.1选题背景及研究意义
1.1.1选题背景
上世纪九十年代，我国的澳门航空公司率先引入了财务外包，通过将公司的收入结算业务外包给中国航空结算中心，转移了繁琐的结算业务，极大降低了设备成本和人力资源管理费用，做出了利用财务外包降低公司运营成本的初步尝试，给同类型企业提升财务管理效率提供了新的借鉴；近年来，中国制造业的500强企业宜宾天原集团引入财务外包服务后，得以重新梳理财务章程与流程，极大减少了财务部门的管理费用，财务状况更加合规、透明，同样提供了通过财务外包实现流程简化与标准化的案例。此后，我国不同规模、行业的企业在利用财务外包改善企业管理上的尝试都取得一定效果，提供了一些可借鉴的经验。近年来，财务服务外包在国内的发展出现了明确的集群特征,并出现了逐渐扩散的态势，国内企业从对财务外包存有较多顾虑转向接受。总体来说，我国越来越多的企业选择实施财务外包，与此相对应，国内的财务外包服务机构数量也在不断扩大，提供的服务也愈发成熟和丰富，财务外包已经不再局限于传统的代理记账方式，整体向着流程外包的方向发展，给国内企业的财务管理提供了一种行之有效的模式。可以预见的是，未来我国将有越来越多的企业选择实施财务外包。
从2014年国务院出台《关于促进服务外包产业加快发展的意见》至2016年商务部牵头其他五部委共同签发《国际服务外包产业发展“十三五”规划》，业务外包在我们国家的发展得到了一定的政策支持。政府意在推动外包服务行业获得更好的经济效益之外，更重要的是以此引导服务行业的从业水平及服务质量共同提高，借助“一带一路”的战略背景将业务外包出口打造为外贸行业发展新增长点，而作为业务外包中的一个重要组成部分，财务外包的发展也有了坚实的法律保障，得到了政策支持。
1.2国内外研究现状
1.2.1国外研究现状
（1）国外关于PDCA理论的研究
Senthil（2021）指出，全面质量管理是针对每个业务节点、生产环节的管理，进行持续性地优化，以此促进企业生产质量的提升[1]。PDCA循环理论在全面质量管理理念中至关重要，是最核心的组成部分，这一理论也被广泛应用于生产企业的产品质量改善上。Luo bingqing和Zhao lei（2019）等将“客户关注、全员参与以及持续改进”作为企业全面质量管理的引导性理念[2]；Noor Azlina和Mohd Salleh（2011）对马来西亚三十家卫浴器材生产企业的实证研究证明，全面质量管理和精益管理的结合作用显著，对于提高企业生产效率的时效性较强[3]；Soares A,Soltani E和Ruizalba J（2016）等证明了全面质量管理是提升企业绩和整体绩效水平的主要途径[4]；Hosein Daneshpour和Josu Takala（2017）列举了质量管理的常用工具，认为PDCA模型以数据化的形式呈现出企业质量管理的现状，让企业能够更好的了解产品的质量，提高了质量管理工作的整体效率，为提升企业管理效能提供优化方向[5]。
PDCA理论长期以来一直应用于实体产品或服务的全面质量改善，而在企业财务管理领域，如何应用全面质量管理方法及PDCA模型改善财务管理质量、规避不同生命周期、不同环节的风险仍存在较大的研究空间。
（2）企业财务外包的相关研究及现状
国外财务外包业务出现的时间较早，在财务外包的范围、管理、分类和应用效果等方面存在丰富的理论和实践研究。Klepperand Jones（2002）将财务外包大致分为市场化外包、中介型外包和合作型外包三类，并对每个类型的概念、特征和利弊进行了详尽的分析，同时指出市场化外包是财务外包最常见的形式[6]；Charles Gay（2003）从外包内容的角度将其分为活动型、服务型、合作型及利益相关型外包四种方式。 第二章核心概念的界定及相关理论的阐述
2.1核心概念
2.1.1财务外包的概念
外包的概念来源于科斯开创的交易成本经济学，即“决定一项经济业务或产品到底由本企业生产提供，还是从市场上购买”，应衡量和比较“自主生产”的成本和“向外购买”的成本。然而，基于资源禀赋理论和比较优势理论的最新研究还发现，“自主提供”或“外包购买”的决策不应该完全使用“成本大小”作为衡量标准，而更应该关注企业本身的资源优势，以及运用优势来制定恰当的战略目标、构建强劲核心竞争力的发展方向。
财务外包的概念最早由Gary Hamel于1990年提出，是指企业委托专业的外包服务商来完成本身不专业或不擅长的财务业务，以达到最大程度发挥自身长处的目的[25]。它一方面可以降低企业的财务成本，另一方面能够提高企业对市场环境的适应能力，进而在激烈的市场竞争者积蓄核心力量。财务外包业务不仅涉及的资金量大，还会进一步影响企业的日常运营和战略发展，因此财务外包管理对企业经营绩效和健康发展起到重要的作用。财务外包是欧美国家大型企业广泛采用的一种财务管理模式，即动按照业务流程与重要性将财务管理活划分为多个组成部分，区分出有劣势的部分，并交由更专业的机构来完成。常见的财务外包行为有：将纳税管理和外包给税务师事务所完成，将资金管理业务外包给金融机构完成，将应收账款的管理与催收交给收账公司完成等。
2.1.2财务外包的模式
根据财务外包服务机构目前可提供的业务内容，大致可将企业财务外包分为以下四种模式：
第一，传统外包模式。传统外包是财务外包最原始的模式，主要特点是将企业的财务活动按账务处理阶段或业务类型分成若干模块，区分出自身擅长或有弱势的领域，为了提高工作的效率和正确性，不擅长的工作模块则通过外包的方式交由更专业的机构来完成。常见的传统财务外包有：由会计师事务所代为完成会计核算、账务处理和财务报表编制；由金融机构或资产管理机构对企业的资金和固定资产进行管理；由税务师事务所来完成纳税申报、所得税汇算清缴等。传统财务外包的模式的工作重点在于完成，即维持企业的日常运转，在我国的表现则可概括为小微企业的代理记账行为。
2.2相关理论基础2.2.1交易成本理论新制度经济学的代表，经济学家康芒斯在1934年出版的《制度经济学》一书中率先提出了交易是指在人类社会中人与人打交道的活动，交易对象的转移通过市场的价格机制发挥作用[26]。随后由英国的经济学家科斯（1960）扩展了康芒斯的理论，提出交易成本的范畴：在交易过程中为交易这一行为而耗费的所有资源，同时也是交易的机会成本，它只能减少而不能彻底消除[27]。张雪艳（2016）根据康芒斯对交易的分类，将我国企业的交易类型划分为三种，同时也有与之对应的三种交易成本：一是产生于企业内部管理的交易成本；二是来自企业与其他企业之间的市场交易而产生的成本;三是源于政府对企业管理而形成的交易成本[28]。对企业交易成本产生来源的归纳在研究优化企业管理方面具有重要的指导意义，明确了制定内外部优化措施的方向。交易成本按照形式来划分，又分为搜寻成本、信息成本、制定和签署合同成本、代理成本等类型，以上所述的交易成本类型与企业财务外包息息相关。企业是否需要采用财务外包的方式进行管理，主要取决于财务外包相较于扩大企业内部财务队伍，哪一种方式产生的交易成本更低。企业若采用财务外包时，如何处理与外包服务商的“委托—代理”关系，应该采取怎样的监督和控制措施，分析财务外包行为在何种情况下能为企业带来效益等等研究，都需要交易成本这一理论依据和分析框架。
2.2相关理论基础
2.2.1交易成本理论
新制度经济学的代表，经济学家康芒斯在1934年出版的《制度经济学》一书中率先提出了交易是指在人类社会中人与人打交道的活动，交易对象的转移通过市场的价格机制发挥作用[26]。随后由英国的经济学家科斯（1960）扩展了康芒斯的理论，提出交易成本的范畴：在交易过程中为交易这一行为而耗费的所有资源，同时也是交易的机会成本，它只能减少而不能彻底消除[27]。张雪艳（2016）根据康芒斯对交易的分类，将我国企业的交易类型划分为三种，同时也有与之对应的三种交易成本：一是产生于企业内部管理的交易成本；二是来自企业与其他企业之间的市场交易而产生的成本;三是源于政府对企业管理而形成的交易成本[28]。对企业交易成本产生来源的归纳在研究优化企业管理方面具有重要的指导意义，明确了制定内外部优化措施的方向。
交易成本按照形式来划分，又分为搜寻成本、信息成本、制定和签署合同成本、代理成本等类型，以上所述的交易成本类型与企业财务外包息息相关。企业是否需要采用财务外包的方式进行管理，主要取决于财务外包相较于扩大企业内部财务队伍，哪一种方式产生的交易成本更低。企业若采用财务外包时，如何处理与外包服务商的“委托—代理”关系，应该采取怎样的监督和控制措施，分析财务外包行为在何种情况下能为企业带来效益等等研究，都需要交易成本这一理论依据和分析框架。
第三章D公司财务外包现状及存在的问题..........................15
3.1 D公司财务外包管理现状分析................................15
3.1.1 D公司采用财务外包的背景.................................15
3.1.2 D公司采用财务外包的动因与目的............................16
第四章基于PDCA对D公司财务外包管理的优化对策.............................28
4.1制定完善的财务外包计划...............................28
4.1.1科学选择财务外包项目..................................28
4.1.2审慎选择财务外包服务商............................28
第五章对D公司财务外包管理的总体建议...........................41
5.1全面评估外包公司的服务质量.....................................41
5.1.1充分审核财务外包服务商资格...............................41
5.1.2客观评价财务外包服务商的履约情况......................41
第五章对D公司财务外包管理的总体建议
5.1全面评估外包公司的服务质量
5.1.1充分审核财务外包服务商资格
根据前文的分析，可知财务外包服务商的专业水平对D公司的财务管理，甚至是生死存亡有着至关重要的作用。要寻求一家目标一致、合理规范、合作愉快的财务外包服务商，可以按照以下几个标准来筛选：
（1）具备良好的口碑
作为公司的关键部门，财务部的各项工作都包含了公司重要的商业信息，甚至是商业机密，因此，一家能提供优质服务的财务外包服务商不仅仅要有一定的专业水准，还要有较高的职业道德水平，在业内的口碑具有重要的参考价值。
（2）具备较高的专业水准
评价财务外包服务商的专业水准主要包括两方面，一是所提供的财务人员技能过硬，参考条件为是否持有专业技术职称证书、是否参与过类似项目、是否掌握信息化系统使用技能等；二是财务外包服务商的组织架构和业务处理流程设置是否得当，是否有助于财务人员提供优质服务。
（3）具备较好的成本控制成效
实施财务外包的最终目标，是为了更好、更顺利、更快捷地帮助企业构建自身的核心竞争力，在同行业中打造核心竞争优势，从而获得更广大的市场和经济效益。而根据企业核心竞争力的定义，最重要的一点就是比竞争对手拥有更低的运营成本，那么就决定了财务外包应当降低企业的财务成本，给业务部门腾出更充足的资源。因此，为了避免财务外包管理的失败，企业应当关注财务外包服务商的总体服务价格，即合同规定收费标准与配合财务外包实施而产生的合同外支出，D公司在实施财务外包之前，就应当做好预算方案，充分考虑转变财务管理方式的成本与费用，其中还应包括根据公司情况罗列出的风险控制成本，即熟知自身财务外包成本底限。此后，在与财务外包服务商谈判时才能做到心中有数，力求以最低的成本获得最优质的服务。 第六章结论和展望
6.1研究结论
财务外包是一种在国外被广泛采用的财务管理模式，然而我国实施财务外包企业并不多，主要有两点原因，一是在我国的经济和文化背景下，企业间的信任度较低，认为没有直接雇佣关系的加持会影响财务人员遵守职业道德规范、企业逐利的目标会对发包方自身产生毁灭性影响，比较顾忌其中存在的风险；二是企业即便有扩大财务部门规模的需求，常因为忽略了额外聘用财务人员产生的隐性成本，人力资源成本计算和经济效益评估的结果并不准确。
因此，本文围绕财务外包管理这一主题，从研究对象D公司的财务外包的动因出发，分析当前财务外包的现状及存在的问题，制定从计划开始到最终实现目标的优化建议，通过PDCA理论不断完善企业财务外包管理，持续改进外包服务质量，在国内当前经济环境下的企业财务外包全过程管理发展做出有意义的探索。回顾全文，主要包括以下几方面的研究和成果：
（1）基于企业生命周期理论，根据企业战略管理和财务管理之间的关系，得出中小型民营企业在发展过程中因企业战略转变而产生的财务管理变革需求，为研究案例企业D公司优化财务外包管理提供了动因分析。
（2）将全面质量管理思想运用在企业财务管理中，以PDCA理论作为主要研究工具，针对D公司的财务外包管理制定从计划开始到最终实现目标的优化建议，为财务外包增加成功的保障，以期从财务管理流程优化中获取价值并实施更专业化的分工。
（3）以交易成本理论、内部控制与风险管理理论为基础，帮助D公司建立风险监控体系，防范在财务外包管理的过程中可能出现的负面影响，从而保证财务外包能够顺利实施，达到帮助公司构建核心竞争力的预期目标。
参考文献（略）