T公司冷连乳项目沟通管理实证分析

第 1 章 A 产品安规认证项目的沟通管理问题

 

1.1 项目沟通管理的目的和意义

沟通管理是项目中的润滑剂，在项目进行的过程中起着决定性的作用，也是项目成功与否的重要因素。整个项目进行的过程都是通过沟通来链接的，通过沟通可以了解项目组成员的想法和工作现状，以及相关问题，可以了解公司管理层的要求，了解客户的需求，这样便于及时对项目中的工作环节进行调整，以达到项目的成功。

其实所谓的沟通，实际上是信息发出者把信息传递给其它相关的人员，是人与人之间信息的交流，良好的沟通是实现项目目标的重要的因素，只有通过良好的沟通，项目才能够按照既有的计划顺利的完成。而项目的沟通管理就是要通过一定的沟通管理计划，保证信息通过正确的渠道有效的传递，以保证相关人员能够得到正确的消息后，执行自己的工作任务，并顺利完成，以保证项目顺利进行。

所以在项目进行的过程中，沟通管理是必须具备的，没有沟通，就没有管理。沟通不良几乎是各类项目司空见惯的问题，项目越是复杂，其沟通越是困难。常常涉及各种类型的干系人，以及各种各样需要沟通的问题，如果要解决问题，就必须采取正确的沟通方式，并进行沟通管理，才有利于解决问题。

沟通管理是完成项目目标的主要方式和工具。是将管理的外在需求转化为项目组成员自觉的行为模式，如果对项目进行正确的沟通管理，建立完善的沟通管理计划，这样就会有一个完善的思想，观点，情感的交流平台，利于项目组成员间，项目经理与项目组成员，或者项目经理和项目干系人进行良好的交流，经过沟通碰撞，找到解决问题的更有利的对策，以保证沟通的有效性，以提高项目管理沟通效率为目的，其根本目的是提高项目管理效率。所以从某种意义上讲，现代的项目管理其本质就是沟通，沟通是现代项目管理的核心。

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1.2产品安规认证项目的沟通现状

在项目整个的执行过程中，沟通是非常重要的部分，在整个项目进行的过程中涉及到的一系列问题都与沟通息息相关，只有项目组各成员之间沟通顺畅，项目才能够按照计划顺利的进行，才能够在出现问题的时候大家齐心协力寻找解决问题的途径，才能够通过正确的方法解决问题。

在 X 公司的 A 产品安规认证的过程中，基本上所有公司内部的单位非常配合，公司领导也非常重视，客户也非常努力的配合，因为 A 产品的安规认证的工厂检查除了质量体系管控和线体方面等与其它产品相同的内容外，重点在于对产品本身的关键零件如电源、机壳、电路板、电源线等零件相关资料的核对及在现场检查时对产品安全性能的关注，所以因为零件资料的原因，就会涉及到供应商人员，所以扩大了较其它产品的认证的沟通范围，也增加了工作量。但是还是存在一系列的沟通问题，主要的问题如下：

第一，信息未完全传达至相关人员：项目刚刚启动时，虽建立了组织架构，但是最初参与项目的人员是各部门的主管人员，并不是直接负责需要进行认证的产品相关工作的人员，这样就出现主管人员获得相关信息后，很难将所有的信息详细的传达给对应的工程师。

第二，认证之前无提前的完善的沟通：安规认证的工厂检查最重要的一点是要对产品的关键零件进行核对，所以这就需要客户在向实验室提交关键零件清单时，与 X 公司提前沟通关键零件的问题，X 公司可以先核对关键零件清单与产品涉及的相关零件实物是否一致，但是一般情况下是直接将清单提供给实验室，X 公司见到真正的关键零件清单是在测试报告已经出来之后，就有可能导致清单与实物不一致的问题，报告就需要再进行修改，这样就会延迟整个认证的进度。

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第 2 章 A 产品安规认证项目的沟通管理问题分析

 

2.1 A 产品安规认证过程中项目干系人现状分析

2.1.1 项目干系人分析

项目干系人通常是指与项目相关的人员，无论是直接参与，还是间接指导，或者对项目的目标做出定义的人，项目干系人的行为会对项目起到一定的作用，项目干系人对整个项目的启动，执行过程和目标及结果都有影响。

项目干系人主要可以分为两种类型：一种是直接型的项目干系人，二是间接型的项目干系人。通常项目团队的成员即是直接型的项目干系人，也可说项目负责项目中的某项具体的工作的项目组成员是直接型项目干系人。反之，能够对项目的执行产生影响，但是不属于直接型的项目干系人，称为间接型项目干系人。

从项目启动前的项目构思成员，到项目启动后的项目经理，项目组成员，项目的客户，项目的供应商等等都属于项目干系人；同时有些人员在项目进行的过程中起到加快或者降低项目进度，影响项目进行速度的人，无论是起到积极作用还是消极作用，这些人都属于项目干系人，或者一些人能够影响道项目的决策，无论是直接性的还是间接性的，凡是对项目有影响的，或者是有关都被称作项目干系人。

​由上述的说明中，我们可以理解到在项目团队组织中的每一个角色都是项目干系人，另外，只要会对于项目产生影响 (不论是正面或负面)的非项目团队组织中的成员也可以是项目干系人。从整体上看， 项目干系人指的是人，作为项目经理，必须知道每位项目干系人在项目中的作用。

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2.2 A 产品安规认证项目产生沟通问题的主要原因

沟通中总会存在一些影响因素直接影响着项目整个进行过程中的沟通:

第一，项目经理的沟通，协调，规划能力：在选择项目经理之初就要考虑项目经理的个人素质，最重要的就是项目经理的沟通，协调，规划能力，因为只有良好的沟通能力，才能起到纽带的作用，才能够协调项目干系人之间的关系，才能对整个项目进行合理的的规划，制定完备的项目管理计划和项目沟通管理计划，才能在项目的进行中通过沟通，发掘有价值的信息，发现潜在的问题，并提前采取相应的措施，控制好项目的各阶段和整个运行过程。项目经理的选择是非常重要的内容。

第二，项目组成员的素质和能力：只有项目组成员具备较高的素质，项目才能够顺利有效的进行，这样才能让项目在预定的轨道上运行，所以项目组成员的素质和能力直接影响到项目的进程，所以在选择项目组成员的时候要根据知识面，工作经验，沟通协调能力，团队合作精神，责任感等因素来确定，因为只有较高的素质才能形成高素质的团队，才能在工作进行的过程中有效的合作，达到目标。​

​第三，项目组成员对信息的态度：信息无疑是项目进行的过程中非常重要的内容，只有信息传递，项目组成员之间才能进行沟通，所以项目组成员对信息的态度直接决定了信息传递的有效性，如果项目组成员获得信息之后并没有加以重视，或者拖延信息，或者忽视信息的存在，这样信息就没有起到相应的作用，而造成信息没有及时的被传递下去，没有按照最新的要求去执行工作，所以项目组成员对信息的态度直接影响到项目的进行。

第四，项目组成员之间的信任度：项目组成员之间的互动主要是通过信沟通进行的，信息的传递是由收发双方进行的，所以沟通的双方一定要建立信任度，因为如果双方没有必要的信任，信息就不能被充分的信任，这样就无法按照信息的要求进行工作，因为只有建立充分的信任，项目组成员才能进行良好的合作，这样才能在遇到问题的时候及时的沟通解决。

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第 3 章 A 产品安规认证项目的沟通问题对策研究.......................... 22

3.1 认证项目过程的沟通模式 ..................... 22

3.2 认证项目的沟通管理计划 .................. 28

3.3 认证项目的沟通技巧和质量 ................... 34

第 4 章 实施后的效果分析........................ 38

4.1 对策实施后的指标分析 .......................... 38

4.2 对策实施后的沟通效果分析 ................. 40

第 4 章 实施后的效果分析

 

4.1 对策实施后的指标分析

通过对项目的沟通管理最终的目的是要保障项目的顺利取得成功，在这个项目的进行中，根据项目进行的每个阶段，如基本申请资料准备阶段：需要客户和 X 公司分别准备产品的相关技术资料和工厂的生产能力和产品质量保证能力，基本信息等资料。排定产品优先级别，确定工厂检查时的产品阶段：首先确定出其中的一款第一批出货的产品型号送到实验室进行测试，并安排在工厂检查当天进行生产，所以要根据产品出货的时间点，安排出进行测试的顺序，并确定出第一个测试的产品。向认证机构提交申请资料阶段：即客户向认证机构提交之前准备好的制造商，工厂的资料及产品的相关信息。产品送至实验室测试阶段：申请资料由认证机构审核完毕后，工厂将小批量试产的样品送至客户端，客户将样品送往认证机构认可的实验室按照之前排定的顺序进行测试。工厂检查准备阶段：在产品测试的期间，X 公司则需要对工厂检查进行准备，召集工厂检查中涉及的各个部门，如：工业工程部，产品工程部，测试工程部，设备工程部，采购部，品管部（包含进料检验单位，制程检验单位，产品品质工程单位），仪校单位，制造部，业务部等召开会议，说明各部门在工厂检查中的职责及需要准备的资料及内容，然后各个单位开始进行准备，并定期向项目经理汇报准备状况。取得测试报告阶段：产品测试完毕后，实验室则将测试的报告提供给客户，客户将报告再提供的 X 公司，X 公司以测试报告为准对产品的一致性进行核对。接受工厂检查阶段：第一个型号的产品测试完毕后，就可以开始进行工厂检查了，其它型号的产品也可以陆续获得证书，认证机构将《工厂检查通知书》发给客户，然后客户再转发给 X 公司，由 X 公司与认证机构联系工厂检查的确切时间，并由 X 公司进行相关检查的接待事宜。不符合项措施回复及改善阶段：工厂检查时，认证机构的检查人员会在检查后出据一份检查报告，并针对检查中的不符合的内容开出不符合项，X 公司则需要经过内部讨论，并由对应的责任单位采取相关的措施，并对问题点进行改善，然后在规定的时间内回复给认证机构。取得证书阶段：认证机构将所有的报告审核完毕之后即会发放认证证书给客户，再由客户转发给 X 公司。

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结论

本文以 X 公司 A 产品安规认证管理项目为研究对象，在对产品安规认证过程中的沟通问题进行分析的基础上，对安规认证项目沟通管理进行了详细研究。

系统地研究安规认证项目的沟通问题，并且通过对各阶段的描述，分析出各阶段涉及到的人员，进而分析出所有项目干系人，为下一步制定沟通管理计划，建立完善沟通模式打下良好的基础。

本文得出的主要观点是：在产品安规认证项目中，沟通会影响到项目的整个进度，所以必须根据出现的沟通问题分析出原因，采取相应的对策，建立完善的沟通计划，运用正确的沟通方式，才能保证项目顺利取得成功。

主要结论是：

第一，一个项目启动之时，最主要的工作是，选择沟通协调能力强的项目经理，选择具有高素质，高水平的项目组成员，建立完善的项目团队，建立项目的组织架构。

第二，根据项目进展的各个阶段，分析出项目干系人并按照重要度和支持度排序，分析出项目的沟通关系，制定出项目沟通管理计划，形成高效的沟通管理模式，最新颖的方面是通过对实际工作的分析，建立了一套适用于产品安规认证项目沟通机制。

​第三，确定项目干系人的信息需求，确定项目外部、内部信息需求，信息要满足需求、及时、准确、完整， 明确沟通的频率、内容、格式，积极寻求反馈，制定内外部沟通计划，制定项目会议计划，形成完善的项目沟通管理体系。

参考文献（略）​