人事管理信息系统项目沟通管理探讨——以四川政法领导干

本文是一篇项目管理论文，本文通过对四川政法领导干部管理信息系统项目沟通管理这一案例的分析，基于信息化的角度整体阐述了项目从开始到结束的三个流程。研究了项目建设过程中出现的各环节的各类问题，分析了沟通问题产生的原因，探索构建了项目启动、实施和收尾三个阶段中7个关键环节的沟通管理优化模型，并总结提出了优化措施，从而促进了该项目管理水平的提高，对于多层级、多用户人事管理信息系统项目的管理具有参考和借鉴意义。
1 绪论
1.1 研究背景
伴随着信息技术的不断发展，与之相关的行业和领域也在悄然发生变化，信息技术在深入应用的过程中，给其他行业带来了新的要素，其他行业想要在这样的环境下发展，就需要与信息技术进行深度结合。就目前的情况来看，我国的信息技术应用主要集中在数字化和信息系统两方面。在这两大技术的加持之下，现代管理体系的整体效率得到了有效地提升，无论是事业单位还是企业，在对信息进行管理时，都可以依托大数据和信息系统，提高自身的管理效率和沟通效率。这一点在党政机关的人事管理工作中体现得更为明显。负责人事管理的公务人员，需要在日常工作中运用信息技术进入到更全面、更深入的层面，实现干部职工的信息查询和统计分析，而这对于提升党政机关和事业单位的人力工作效率，具有重要的意义。
四川省委政法委作为四川省委领导政法工作的职能部门，肩负着对全省政法系统200余名厅级干部、150名一二级巡视员（含法院、检察院、公安系统相当职级的专业技术人员）和1000余名正处级领导干部（以下简称政法领导干部）的管理职责。长期以来，四川省委政法委政治部（承担管理政法领导干部的具体工作部门）对政法系统领导干部的信息管理采取的方式还是极其传统老旧——通过Word、Excel等办公软件对干部个人基础信息进行录入、更新和维护等操作，在查询干部信息或者岗位选人工作需求时，才对干部信息开展增添、删除、查询、变更（更新）、减少等操控管理，存在工作任务总量大、工作效率低、干部个人信息不够精准、信息更新不及时等问题。为此，四川省委政法委充分运用信息技术处理和利用干部信息，依托省内专业从事公务员管理软件开发的GL软件公司，研究开发四川政法领导干部管理信息系统，使党政干部的管理工作得到相应的基础保障和技术支持。
1.2 研究目的和意义
1.2.1研究目的
项目管理工作涉及的内容较多，较为广泛，这是由于项目本身是一个较为复杂的系统所导致的。根据当前学术界对项目管理内容体系的划分中可以看到，项目管理一般包括质量管理、进度管理、投资管理、成本管理、风险管理、沟通管理等[1]。由于信息的沟通是人们相互之间传输理论思想与交流信息的过程，它对于整个项目的实施和管理而言是必不可缺[3]。因此，项目沟通管理在项目管理里具备独特的关键性。
在欧美发达国家，项目管理的理论及实践都非常重视沟通管理[4]。但是在我国，由于项目管理发展较晚以及中国现有的国情，国内传统的项目管理只是注重项目质量、项目工期以及控制项目费用，项目沟通管理往往被人忽视，而且研究工程建设项目、硬件产品开发项目的较多，在信息系统方面的研究并不完善[5]。信息系统建设，特别是人事管理信息系统建设，具有一定的特殊性，不同于一般的工程建设项目。在建设信息系统项目时，需要着重强调项目的复杂性、对项目的缺陷以及问题进行针对性解决，避免信息失控的情况发生，而想要做到这一点，就必须综合把控整个项目的关键要素，确保沟通的及时充分[6] 。在这样的背景下，如何进一步提高项目沟通管理水平，成为亟待解决的重要课题。
2 理论基础
2.1 项目管理相关理论
2.1.1 项目
一系列具有独特性、复杂性、关联性的活动，即为项目[19]。在这些活动当中通常目标或目的是明确的，需要在特定时间、特定资源、特定预算中，按照一定的规范完成活动。如新产品开发、大型活动举办、新系统研发、大楼建造、基础设施建设等等，都是项目。一个项目中包含了项目时间、项目资源、项目成本、项目质量、项目范围等等内容。
项目在现代项目管理理论中表示，一个组织基于既定目标的完成，在既定要求、既定资源下，基于某种目的的实现，进而采取的一次性存在相互联系的工作任务1。它包括三层定义：
（1）项目是一项还需要实现的工作业务，并且有指定的环境和需求。
（2）基于一定组织当中，借助有限资源和既定时间，达成任务目的。
（3）任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标等要求。
2.1.2 项目管理
（1）项目管理的发展历程
作为一项管理活动，项目管理有着悠长的发展历程。可以说人类产生具有组织的活动之后，就已经开始对不同的项目执行和落实。古代工程实践中最早产生了项目管理，包括埃及金字塔、中国长城等，这些大型工程当中都需要对资源进行配置，对计划进行制定，对项目开展控制管理，最后实现预期的目标和目的，这些工程都能够彰显出古人在项目管理当中的聪明才智。
现代项目管理作为重要的新管理技术，是从二战之后逐步发展起来。美国是最早开启现代项目管理的国家。上世纪50年代，项目管理主要使用在国家军事防控项目，例如曼哈顿计划、阿波罗登月计划等，这些都有现代项目管理的影子。上个世纪的五十年代和六十年代，项目管理发展取得较大进步，此时诞生了关键路线法（CPM）和计划评审技术（PERT）等。此后，随着经济全球化和信息技术的发展，项目管理得到空前的发展和运用。在长期研究和分析下，现代项目管理开始走向独立学科之路，并且开始成为现代管理学的一个重要构成内容。关于项目管理的意义、概念，当前国内外学者已然建立相对完整的体系[20]。
2.2 项目沟通管理相关理论
2.2.1 沟通
沟通是指人与人之间或者个人与群体之间，就信息、思想上进行传递以及反馈的过程。人们每天都会进行沟通工作，不过沟通需要基于一定的学习和锻炼，这样才能够更好地开展沟通。对于优秀的项目管理者，需要使得自身沟通能力充分发挥，以确保项目团队高效进行工作。沟通的基本内涵主要包括四个方面：一是沟通就是互相理解；二是提出问题和要求，回应问题和要求都是沟通；三是在沟通中实现了信息、思想上的交换；四是沟通是有意识的一种行为。在沟通中存在三个因素：其一，信息发送者；其二，信息接受者；其三，传递信息内容。图2-1描述了沟通的过程。 3 案例项目现状与分析 ................................. 16
3.1 四川政法领导干部管理信息系统项目概况 ............................. 16
3.1.1 四川政法领导干部管理工作基本情况 ............................. 16
3.1.2 干部管理信息系统建设基本思路 ................................... 17
4 构建案例项目沟通管理优化模型 .............................. 34
4.1 建立项目启动阶段的沟通管理模型 ............................... 35
4.1.1 立项申请环节沟通管理模型的建立 ........................... 35
4.1.2 合同签订环节沟通管理模型的建立 ............................ 36
5 案例项目沟通管理的优化对策 .................................... 45
5.1 项目沟通管理优化的原则 ........................................ 45
5.1.1 准确性原则 ................................. 45
5.1.2 完整性原则 ............................... 45
5 案例项目沟通管理的优化对策
5.1 项目沟通管理优化的原则
5.1.1 准确性原则
沟通是非常重要的，所有的项目都离不开它，它必须要执行准确性原则，才能够保证沟通顺畅，不出差错[36]。沟通存在的意义就是能够把信息进行准确的传递，从一层传到另一层，达到信息互通的效果。项目沟通的准确性原则包括三个方面：一是沟通的双方对象必须准确，特别是信息的接收方必须全面、准确；二沟通双方的信息交互要平等，不能出差错，一定要精确到字里行间；三是沟通双方应该彼此了解，采取能够理解的某种方式，才不会造成信息的偏差。
5.1.2 完整性原则
项目沟通当中还有另外一个重要的原则，叫做完整性原则，它主要是由信息和沟通两种情况组成，前者需要非常地全面，后者需要完全的自主[36]。针对信息而言，在沟通的前期应该统筹好所传递的信息，要具备一定的全面性，而且还要考虑到对方的理解能力，这样才能够保持沟通顺畅，达到沟通的效果。这个时候就需要项目的负责人进行一个整体的统筹，了解各个方位的信息，进行一个汇集，再进行后续的传递。在整个沟通流程中，有一个关键点不可忽视，也就是信息是否全面、是否完整，其实与负责人的主观心态以及工作态度是有很大的关系。项目负责人处在核心地位，他们作为一个中心平台，能够承接沟通前端和后端，因此，如果负责人能够很好地发挥作用，沟通的效率也就会大大提高，传递的信息也会很有价值。 6 结论与展望
6.1 研究结论
随着科技的发展，信息化逐渐成为社会各个行业的主要发展趋势。作为现今时代的一种新兴产物，它也间接带动了许多其他行业共同发展，信息系统就是其中之一。除此之外，政府的管理部门也逐渐进入了信息化管理时代，这种信息化不仅应用于人事部门的管理，同时也提高了政府其他部门的工作效益。对我国党政机关来说，信息化项目建设主要依托外包专业公司研发建设，同时不同功能的信息化项目由不同的处（室、科）负责，缺少信息化项目管理的相关经验，也不太熟练具体的沟通流程，进而导致出现了许多因为理解问题而无法挽回的项目故障。因此如果想要真正地将项目圆满完成，一个成功的沟通环节是必不可少的。在项目开始之前，承包者就应该及时与项目相关人员进行对应的沟通，并根据他们所提出的要求制订出一个基本的项目蓝图，进而更好地调整项目流程和施工步骤。同时，也应在项目进行时与管理者保持联系，而且要随时汇报项目中所遇到的问题并与之交流，进而达到项目建设的有序推进和顺利完工。本文通过对四川政法领导干部管理信息系统项目沟通管理这一案例的分析，基于信息化的角度整体阐述了项目从开始到结束的三个流程。研究了项目建设过程中出现的各环节的各类问题，分析了沟通问题产生的原因，探索构建了项目启动、实施和收尾三个阶段中7个关键环节的沟通管理优化模型，并总结提出了优化措施，从而促进了该项目管理水平的提高，对于多层级、多用户人事管理信息系统项目的管理具有参考和借鉴意义。
参考文献（略）