H公司项目沟通管理问题及改进策略探讨

本文的研究主要概括为以下方面：（1）H 公司项目沟通管理中的沟通主体存在缺乏沟通技巧、对项目的共识度低等问题。通过加强对团队员工的项目沟通管理知识培训和指导，增强团队成员的沟通意识和沟通技巧，在项目中遇到问题可以主动进行沟通交流，并运用技巧提高沟通效率，减少沟通障碍和矛盾；

1 绪论

1.1 研究背景
根据美国《项目管理知识体系》(Project Management Body of Knowledge, PMBOK)的定义，项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作[1]。小到一个新产品的开发、一次展会的举行，大到一次国际会议的召开、一个世界名著的建造都可以称之为项目，由于项目自身的重要性和独特性，国家和企业的发展越来越重视项目的管理和实施。项目管理是指在项目的活动中运用专门的工具、技巧和方法，使项目能够在一定的资源条件中，达到项目特定需求或超过期望目标的过程。项目管理的概念最早起源于美国，主要运用在军事、消防等大型国家项目中，在 20 世纪 90 年代被引入中国，此后在中国获得了快速的发展，随着中国项目管理研究委员会(Project ManagementResearch Committee China, PMRC)的成立，中国的项目管理体制逐渐建立并形成了具有中国特点的项目沟通管理知识体系。
美国《项目管理知识体系(第 6 版)》将项目管理分为 10 大知识领域，项目沟通管理是 10 大知识领域中非常关键的一个知识领域。现代管理理论之父切斯特·巴纳德认为：管理者的基本功能是发展与维系一个畅通的沟通管道，沟通是项目管理者最重视的管理方法之一。好的沟通可以消除项目干系人之间的障碍，梳理和加快项目进程，使项目管理达到事半功倍的效果。沃尔玛公司总裁萨姆·沃尔顿曾指出：“如果将沃尔玛管理体制浓缩成一种思想，那就是沟通。”由此可见，无论是管理学家还是企业家，都把沟通作为管理成功的关键因素。
H 公司是专业从事手机、电脑、消费电子等 3C 产品及半导体设备的高新科技集团，也是全球最大的电子专业制造商和全球知名的代工企业，在全球拥有上百家子公司和派驻机构，管理技术先进、管理水平一流，并且能根据时代进步不断创新。但在 H 公司众多的项目管理中，由于沟通不畅造成的问题如项目进展受阻、项目成本不受控、项目质量不达标等越来越凸显，项目失败的数量也越来越多，这引起了项目管理人员及高层管理人员的重视。本文结合当前 H 公司项目沟通管理的现状，基于国内外对项目沟通管理的研究理论，通过文献参考法、访谈法、案例研究法等研究方法的使用找到 H 公司在项目管理中的存在沟通问题以及问题的根本原因，并通过对沟通问题产生的原因进行分析，提出可以改善项目沟通问题的对策和方法，从而改善 H 公司项目沟通的现状，提高沟通效率和沟通成功率，从而提高项目管理的成功率。
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1.2 研究目的及意义
项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在资源限定的条件下，实现或超过已设定需求和期望的过程。项目管理的应用由 80 年代在建筑业、航空业、国防业等领域的运用迅速发展到现在计算机、金融甚至政府机构等众多领域的应用，其战略意义越来越凸显。科学有效的项目管理不仅可以提升项目本身的经济效益、提高客户的满意度，也可以增强项目管理人员的综合能力。
项目管理知识体系(PMBOK)对项目管理的知识进行比较全面的概述，对项目中所需要的知识、技能和工具进行了描述，把项目管理划分为 10 大知识领域，项目沟通管理是项目管理的一个非常重要的知识领域。项目沟通管理是为了实现项目目标，对项目工作中的沟通交流进行科学地、合理地组织和管理，在项目的管理工作中发挥着重要的作用，也是决定项目管理是否能顺利成功最为关键的因素之一。良好的项目沟通管理可以加强项目干系人之间及各职能部门之间的交流协作，加快项目信息的传递与分享；良好的项目沟通管理可以加强企业内部与外部客户资讯的串接与交流，促进需求和供给的有效对接以及交易的达成；良好的项目沟通管理可以改善项目流程，提高项目管理的成功率。由此可见，项目沟通管理不仅是项目成功的关键，也是企业持续长远发展必不可少的管理方法。
本文以 H 公司为具体的研究对象，结合 H 公司目前项目沟通管理的实际情况，通过一系列访谈调研、文献资料等研究方法，发现 H 公司项目沟通管理存在的问题与不足，针对此提出改善 H 公司项目沟通管理的建议和对策。如此可以从根本上改进 H 公司项目沟通管理过程中存在的问题与不足，也可以提高 H 公司项目管理的成功率以及客户和企业员工的满意度，对公司的长久和可持续发展有着非常重要的意义。 .............................

2 相关理论概述

2.1 沟通管理的相关理论
2.1.1 沟通管理的含义
“沟通(Communication)”一词最早出现在拉丁文“communis”，意思是“情感交融，传递讯息”。关于沟通的研究在国内外有很多，著名的组织管理学家巴纳德把沟通描述成“沟通是把一个组织中的成员联系到一起，以实现共同目标的手段”。《英国百科大全书》中提到“沟通是用任何一种方法彼此来交换信息，即是沟通双方用符号、电话、收音机、视觉或者其他工具来当作沟通的媒介，从事信息交换的方法”。
沟通管理是运用恰当的沟通技能对沟通过程进行规划和管理，使沟通能够达成预期的目标。沟通管理的形式有很多种，从组织系统的角度上，分为正式沟通和非正式沟通；在组织内部按照不同等级，群体之间的沟通有上行沟通、平行沟通和下行沟通；从沟通的互动形式上又可以分为单项沟通和双向沟通等。
沟通不仅限于人与人之间，也存在于人与团队、团队与团队之间，有效的沟通可以让信息的传递和理解更加清楚到位，可以消除沟通双方的疑虑，排除沟通矛盾。在信息技术日益发达的今天，增强沟通技巧、提高沟通效率、促进沟通效果是非常值得我们关注和重视的。
2.1.2 沟通基本模型
沟通模型用于促进沟通和信息交换，它会因项目的不同有差异，即使同一个项目的不同阶段也会有差异，但一个基本的沟通模型都包含三个因素：信息发送方、信息接收方、媒介。除了这三个因素，在信息传递的过程中也要注意干扰因素如噪音的影响，它是指任何有可能会干扰或阻碍沟通的因素。基本的沟通模型可以用以下步骤表示：
（1）编码。编码是信息转化的过程，是信息发送方把想要表达的思想或阐述的观点转化为语言。
（2）传递信息。发送方通过媒介发送信息，信息在传递的过程中可能会受各种因素的干扰，如不完善的基础设施、背景信息不完整、距离较长、文化差异等，这些因素统称为噪声。
（3）解码。解码也是信息转化的过程，是接收方把接收到的信息转化成可以理解的思想或观点。
（4）告知收悉。接收方接收到信息后，告诉发送方已收到信息，但这并不一定意味着接收方已经同意或理解了所接收到的内容。 ........................

2.2 项目沟通管理的相关理论
2.2.1 项目沟通管理理论
沟通管理经历了从古典组织理论向人际关系理论的发展，进而转向人力资源理论的发展。沟通管理古典组织理论在 19 世纪 70 年代出现，以 Frederick Winslow Taylor 的“科学管理理论”为主要代表，此阶段的沟通强调自上而下的沟通，多是管理者对员工的信息传递，通过对组织结构的调整和设计确保工作指令在传达的过程中清晰、顺畅。这种单方面的沟通仅注重工作指令的传达，忽视了指令接收人的需要，也没意识到双方沟通在工作中的重要作用。
人际关系理论以 George Elton Mayo 的霍桑试验和主要观点为主要代表，强调人与人之间的互相沟通，并逐渐加入了对新的领导能力的研究，以提高员工满意度和劳动生产率为主要目的。巴纳德认为管理的主要作用是沟通和劝说，有效的沟通是管理者必须具备的管理技能。这个阶段的沟通开始意识到互相沟通、管理者沟通技能的掌握对劳动生产率的影响。
人力资源理论在 20 世纪 50 年代开始发展，这一时期西方国家的产业结构有了很大的调整，开始重视员工在组织中的作用，将员工看作是组织中的重要资源，通过与员工的有效沟通和员工建立良好的人际关系，组织重要决策的制定也必须要有员工参与。随着现代信息技术和网络技术的迅速发展，为沟通管理的发展提供了强大的动力，沟通管理在企业的管理中也越来越受到重视，项目沟通管理作为提高项目成功率、促使企业长远发展的重要因素也愈加被管理者重视。本文依据沟通人力资源理论展开对项目沟通管理的研究，通过对 H 公司项目沟通管理问题的分析，提出改进对策，在项目的沟通管理中注重互相沟通的重要性、增强项目成员的沟通管理技能，进而提高沟通管理质量，提高项目的成功率。
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3 H 公司项目沟通管理的现状分析......................................19
3.1 H 公司简介................................................19
3.2 H 公司项目沟通管理现状..............................19
4 H 公司项目沟通管理问题的原因分析...............................................29
4.1 项目沟通主体方面的原因.......................................29
4.1.1 经验能力不足............................................30
4.1.2 缺乏沟通技巧............................30
5 H 公司项目沟通管理改进对策........................................39
5.1 项目沟通管理改进的整体构想............................................39
5.2 项目沟通管理改进原则...............................................39
5.3 项目沟通管理改进对策...................................40

5 H 公司项目沟通管理改进对策

5.1 项目沟通管理改进的整体构想
本文基于项目沟通管理国内外先进的理论研究，通过访谈调研获取 H 公司项目沟通管理的现状及存在的问题，并通过鱼骨图分析出这些问题的根本原因，对 H 公司项目沟通管理的研究有了比较全面、真实的了解。在此基础上，提出符合 H 公司项目沟通管理现状和问题的改善措施，为 H 公司项目沟通管理质量的提高提供了非常有效的帮助，同时也有利于项目管理成功率的提高和管理成本的节约。
项目沟通管理改善的最终目标是要为项目本身服务，实现项目成功率的提高。项目沟通管理的改善主要是调动项目全员行动，形成良好的沟通习惯，执行沟通管理的计划、监控沟通管理的各段过程、最终实现项目信息的共享，为客户提供优质满意的项目结果，同时打造高凝聚力、高执行力的项目团队。
项目沟通管理改善措施的提出本着主动沟通、及时准确、合作高效的原则，从根本上重视沟通并主动学习、积累沟通技巧和沟通经验，做到合作双赢、真实高效。主动沟通是一切沟通的始动力，不主动沟通信息就得不到顺畅传递，就会导致关键信息的阻塞，影响项目决策的做出；不主动沟通问题也不会得到解决，长期搁置项目问题会对项目进度造成严重的影响。在主动沟通的基础上及时沟通，是沟通顺畅进行的必要条件，大大提高了沟通目标成功率的达成，而准确性是进行沟通管理的基本属性，如果没有准确性的保证，信息沟通管理就是官僚机构基础的瞎指挥，对项目发展造成的不良影响会超过有利影响[35]。
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6 结论与展望

6.1 研究结论
在现代经济和信息技术快速发展的大环境下，企业越来越重视先进的管理理念和管理方法，本文针对 H 公司目前项目沟通管理的现状，通过一系列文献资料、访谈调研等研究方法的使用，对 H 公司项目沟通管理的问题进行探究，分析其中的根本原因，并提出符合 H 公司情况的改善建议。本文的研究主要概括为以下方面：
（1）H 公司项目沟通管理中的沟通主体存在缺乏沟通技巧、对项目的共识度低等问题。通过加强对团队员工的项目沟通管理知识培训和指导，增强团队成员的沟通意识和沟通技巧，在项目中遇到问题可以主动进行沟通交流，并运用技巧提高沟通效率，减少沟通障碍和矛盾；
（2）H 公司项目沟通管理中的沟通环境存在着弱矩阵型项目组织结构弊端、沟通渠道受限的问题。通过增强项目经理的影响力以及对项目成员绩效考核的参与，加强项目经理对团队成员的领导和对项目团队的管理，可以提高团队成员对项目的责任心和凝聚力；另外合理运用互联网沟通平台、开发 H 公司内部软件沟通平台，在做到对公司机密信息保护的同时也提高了沟通效率；
（3）H 公司项目沟通管理中存在信息变更执行不到位的问题。在实际的项目工作开展过程中注重对项目沟通管理的需求分析及沟通管理的规划、管理、监督流程的实施，可确保并提高沟通的成功率。项目沟通管理制度的建立对项目团队形成了一种无形的约束，提升项目团队对项目沟通管理过程的执行力。
以 H 公司项目沟通管理为研究对象，将研究结论运逐渐运用到 H 公司实际的项目沟通管理中，达到促进 H 公司项目沟通管理质量，完善项目沟通管理制度，进而提高项目的成功率和客户满意度的目标，对 H 公司先进管理方法做出了重大的辅助作用。
参考文献（略）