M餐饮公司会议沟通策略探讨
1 绪论
1.1 研究背景和意义
沟通是社会交往和人们分享信息、思想及情感的过程，是人与人之间和群体之间发生相互联系的最主要形式。在沟通过程中，人们行之有效的沟通方式包括口头语言、书面语言，也包含沟通双方的沟通习惯、方式方法和沟通环境。而会议沟通是沟通的一种机制，这种机制可以促成沟通的双方或多方，面对面实施传达、讨论、研究、分析、决策等管理手段和机制的正常运行，是解决较重大和较复杂问题的最直接、有最效、最重要的形式。本论文选择会议沟通作为研究方向和主要内容，是出于对上述立意和观点的求证，也是对社会交往环境和企业发展环境的全新思考和探讨。
就企业健康发展来讲，一个顺畅的沟通渠道，特别是会议沟通渠道的建立和有效运行，是企业生存之道、发展之要，这是因为会议沟通是企业价值观和企业文化建立中必不可少的组成部分，也是企业管理方式方法中最基础的环节。实际运行过程中，管理沟通的氛围好坏对企业内部管理有着源远流长的影响。管理者与被管理者之间的信息决策等都源于有效的会议沟通，会议成本的高低，对一个公司的财力、人力、时间都会产生巨大的影响。当前社会，时间就是金钱、效率就是生命，只有尽量降低会议成本，提高会议效率，才能减少不必要的资源浪费。会议的主题必须鲜明突出，减少不必要的时间浪费，会议所要达到的目的也必须非常清楚。然而，以一家在当地非常知名的中高端餐饮公司 M 公司为例，对于会议沟通的制度管理以及重视程度却显得有些差强人意，与公司外在的品牌知名度不相匹配，在 M 餐饮公司实习过程中，观察到 M 公司的员工之间时有争吵，多有抱怨，“会议太多，精力跟不上”“会议大多不解决实际问题，形式主义”“会议氛围差，时常争吵，难以形成统一方案”的话语时常会听到。究竟是什么导致了会议沟通效率的低下？长此下去，会不会引发员工对公司的满意度忠诚度降低，对公司价值观的认同下降，导致公司服务质量和利润下降？如果找到影响 M 公司会议沟通效率低下的影响因素，针对这些因素可否研究出提升会议沟通效率的方案？产生的重重疑问与思考，也正是对本次选题的研究背景与意义。
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1.2 研究内容和思路框架
会议沟通若不顺畅，不仅影响会议的进度，影响会议所要达成的目标，而且还会影响员工与管理层之间、员工与员工之间、各部门之间的正常交流、影响到公司文化和公司的凝聚力[4]。所以，一场有效的、和谐的、有组织的会议沟通对于企业来讲至关重要。本文以本人到 M 餐饮公司实习阶段所发现的会议沟通存在的问题为起点，在与公司管理层及员工的多次访谈交流基础上，分析总结影响 M 餐饮公司会议沟通效率低下的原因，进而提出提高会议沟通有效性的解决办法，得出会议沟通有效性的对策建议。
图 1.1 研究思路框架图
2 相关理论
2.1 会议与会议沟通
（1）会议概述
会议是解决企业内部矛盾的重要措施，召开有效会议能使企业内部加强交流，彼此信任，增强企业凝聚力。每个企业中都是由各种形形色色的人组成的一个错综复杂的关系网，如果在企业内部不能形成有效的信息传递，就会让组织信息发布的渠道不畅通，使得公司正常的管理活动无法顺利进行下去。只有建立有效的会议沟通机制，才能加强员工对公司的认同感，形成正确的企业文化，加强公司凝聚力，疏导企业内部的消极情绪，使企业高效的运行[5]。会议沟通无论对政府部门还是对企业公司来讲，都处于至关重要的核心地位。90 年代后，随着信息学的出现和发展，会议沟通相关研究才得到进一步的完善和加强。有学者提出，会议对于企业来讲是一种无法替代的沟通方式，只要会议控制得当、进行顺利，则可显现其他沟通方式所达不到的效果[6]。会议沟通是常见的也是必要的一种沟通方式，但是人们通常对冗长、沉闷、与自己无关或者达不成一致结果的会议感到厌烦，此时的会议沟通不仅起不到正面的积极作用，相反还会强化员工对企业的不满与离心力[7]。为了实现有效的会议沟通、提升会议效能，会前充分的准备、会中合理的控制、会后的督促跟进，三者缺一不可[8]。按照会议类型可以划分成以下三类：
①告知信息型会议
召开会议只是为了传递组织内部已知的某些信息。如某月的财政支出情况、公司经营存在的问题、菜品研发情况等。这种类型的会议只要求参会人员掌握这些需要被告知的信息，来深化对这些信息的理解和认知。告知信息型会议不需要形成任何决策，也不需要采取措施解决任何问题[9]。 ②产生创意型会议
召开会议目的是让参会人员就提出的问题发表自己的见解，找到解决问题的方法和决策。会议上充满活跃气氛。例如，餐饮部门讨论研制新菜品、运营部门讨论新菜品推广的策略，销售部门讨论如何能让客户开心满意的接受新菜品等各部门联动配合的会议。这种会议群策群力、各抒己见、广开言路，最大程度的发挥了集体智慧，也是更能产生创意的会议[10]。
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2.2 沟通策略
沟通策略是指为了实现沟通的目标而制定的工作方案或具体计划、措施、规范、办法等。沟通策略包括主体策略、客体策略、信息策略、渠道策略和文化策略等（见图 2.1）。随着对沟通策略研究的逐步发展成熟，会议沟通策略在企业沟通管理方面的运用也更加频繁，作用也越显重要。综上所述，国内外对于会议沟通的研究已经取得了不少进展，目前对会议沟通策略研究成果主要体现在以下几个方面：①引出会议沟通策略的概念，并阐述了会议沟通策略的意义及重要性；②分析会议沟通障碍的成因及影响因素；③针对会议沟通策略中总结出相关对策及整改措施。
图 2.1 沟通策略模型
（1） 主体策略
主体策略，又称沟通者策略，是指作为沟通主体在沟通之前必须思考或指定的沟通 方案或具体的计划、措施、方法等。通常，沟通主体在沟通前需要思考并理清三个问题：一是沟通的目标是什么；二是沟通者的自我分析；三是沟通风格的选择。
①管理沟通目标
管理沟通目标是指在公司总目标之下的一个具体目标。任何沟通行为都是来源于沟通的目标或沟通动机。明确沟通目标可以避免无效、随意的沟通；只有有了明确的目标，参会人员才能清晰表达自己的目标，确保沟通对象正确理解沟通者所要表达的内容。具体目标可以分成三种：总目标、行动目标和沟通目标。总目标是指沟通者希望实现的最终目标。行动目标是指在一定的时间范围内可实现的目标或者达到的结果，只有制定明确的行动目标才有可能最终实现总目标。行动目标是总目标的具体表现形式。沟通目标是在行动目标的基础上的更加明确、具象的目标，指的是在具体情景下，通过对沟通环境的具体分析所制定的具体行为、沟通语言等方式。
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3 M 餐饮公司会议沟通现状分析 ......................................... 20
3.1 M 餐饮公司概况 .................................................. 20
3.2 M 餐饮公司会议管理制度 .................................. 21
4 M 餐饮公司会议沟通的策略 .......................................... 34
4.1 沟通主体策略 .......................................... 34
4.2 沟通客体策略 .......................................... 42
5 M 餐饮公司会议沟通策略实施保障 .......................................... 48
5.1 组织文化保障 ........................................ 48
5.2 沟通机制保障 ......................................... 48
5 M 餐饮公司会议沟通策略实施保障
5.1 组织文化保障
组织文化是指组织在进行生产和实践活动的过程中逐渐形成的价值观、工作氛围以及行为规范的总和。不同企业的组织文化也是不尽相同的。根据企业的不同类型可以将公司的组织文化分为以下四类：第一类是保守型组织文化，该文化强调企业生存，特点是由许多条条框框来约束员工，使员工遵守纪律。第二类是俱乐部型组织文化，该文化强调忠诚和承诺，强调员工履历及才能，认为管理人员应是通用型人才而不是单一型人才。第三类是学习型组织文化。该文化强调学习，特点是会为员工提供大量学习和培训的机会，提倡员工不断进取，不断学习。第四类是创新型组织文化。该文化强调冒险与创新，提倡员工发扬拼搏精神，倡导高产出高回报。优秀的组织文化对会议管理沟通的正常开展极为重要。组织文化具有凝聚、导向、约束、激励等众多功能。导向功能是指组织文化引导组织整体及组织内部成员的价值观和行为取向，使价值观和行为取向符合组织发展的需要。导向功能正是 M 公司所急需的。M 公司会议管理沟通不顺利会使得员工的价值取向和公司发展不契合，因此加强 M 公司组织文化建设，使员工形成正确的价值观和实践观将使公司会议管理沟通效率大大提升。激励功能是指优秀的组织文化会使员工发自内心的以企业为中心，为企业着想，为企业奉献。M 公司会议管理沟通改革中，激励功能作用巨大。员工是企业的基石，是企业的中坚力量，只有员工积极投身会议管理沟通改革中，发挥奉献精神，会议管理沟通才能顺利进行。凝聚功能是组织文化作为整个公司的凝聚剂，能将所有人凝聚起来，对组织产生归属感和认同感。加强组织文化建设，将增加 M 公司员工对组织的认同感和归属感，保障会议管理沟通顺利进行。约束功能是指通过营造某种氛围的组织文化，使组织形成特定的行为准则，从而对员工心理产生一定规范、约束作用。在 M 公司中，建立优秀的组织文化，会使员工在思想和行为得到约束，对 M 公司会议管理沟通顺利进行起到重要作用。
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结论
会议沟通在企业的管理中被广泛地应用，在生产经营和决策过程中起着很大的作用。对于现代企业而言，良好的会议沟通机制，能有效地提高工作效率，增强企业的核心竞争力。本文以 M 餐饮公司为研究对象，通过梳理大量的已有研究和文献资料，运用会议沟通的相关理论对 M 餐饮公司会议沟通管理进行了分析，同时结合访谈调查和问卷调查，对 M 餐饮公司在会议沟通中存在的问题及其成因进行了分析，并结合 M 餐饮公司的实际情况，提出了提高会议沟通有效性的对策与措施。
通过对 M 餐饮公司问卷调查和访谈调查的分析，发现 M 餐饮公司在会议沟通方面主要存在以下问题：一是会议沟通效率低下，表现在会议数量过多导致员工疲于应付，对会议沟通必要性缺乏慎重考虑，会议准备不充分等；二是会议沟通制度不完善，具体表现在缺乏明确的会议议事议程、会议沟通的原则和规范，会议的组织管理制度不健全；三是会议中领导者的角色错位，存在领导者“一言堂”、“定基调”、随意插言等行为；四是会议主持人职责不清，具体显现在缺乏会议的掌控力，角色移位或被替代，对议题的讨论缺乏引导，缺乏冲突等处理技巧；五是忽视会议沟通成本，缺乏会议跟踪反馈等。论文进一步分析影响 M 餐饮公司会议沟通有效性的因素，即制度因素、领导者因素、支持者因素和参会者因素。在此基础上，有针对性地提出了 M 餐饮公司改进和提高会议沟通有效性的对策与措施，具体包括提供公司会议效率的四项原则[30]，即目的明确、计划周密、参与者精简和流程规范原则，明确会议沟通的管理流程和职责分工，健全会议组织管理制度，明确领导者和主持人的角色分工，加强会议成本控制与效果跟踪反馈等。
本研究结论对于改善 M 餐饮公司的会议沟通现状，提高会议沟通的有效性具有一定的指导作用，同时对于其他企业的相似问题的处理也具有一定的借鉴意义。
参考文献（略）
