JR公司采购业务内部财务控制问题研究

 

1.1 研究背景及意义

21 世纪到来以后，全世界范围内财务造假事件不断发生。从 2001 年的美国安然会计造假事件到 2008 年的美国雷曼兄弟破产事件，这一系列的财务舞弊事件，引起了各国政府部门和相关机构的重视。近年来，伴随着我国市场经济的高速发展，我国也发生了许多财务舞弊和造假事件，暴露出我国企业内部控制出现的严重问题。在这样的大环境下，国资委、审计署、证监会、财政部等机构于 2006 年组织成立了企业内部控制标准委员会，这个组织的成立是为了能够制定出符合我国企业具体情况的内部控制标准。2008年 6 月 28 日，财政部、证监会、审计署、银监会和保监会共同发布了《企业内部控制基本规范》，并于 2009 年 7 月 1 日开始正式实施。从我国政府和相关部门的举动可以看出，我国已经开始加强对内部控制建立健全的重视。近几年，中国经济发展迅速，市场的变化趋势难以预测，企业所处的境遇变得复杂，企业在生产经营过程中所面对的风险也在不断增加。我国大部分企业的内部控制现状已经无法满足其自身的管理需求，使企业在生产经营中承担着巨大的风险。因此，对于我国企业而言，如何改变目前内部控制的现状，如何有效解决内部控制中存在的问题显得尤为重要。采购业务作为企业最重要的业务之一，一直以来都受到企业的重视。采购业务既是企业生产经营的开始，也是企业连接外部供应商的桥梁。企业的内部控制贯穿企业生产经营管理的全过程，采购业务内部控制更是其中的重中之重，但同时也是最容易出现问题的环节。采购业务流程虽然简单，但却隐藏着诸多风险，建立完善的采购业务内部控制体系，能帮助企业有效规避风险，合理控制成本，保证企业正常的生产经营。JR 公司从创立至今一直专注于消防产品的研发与生产，是国家认可的高新技术企业，JR 公司主营业务为各类消防产品的生产与销售和提供消防工程的配套设备。面对着激烈的市场竞争环境，在保证企业自身良好发展的同时，随着企业经营规模的扩大，企业为了满足自身的生产需求，采购业务量也跟着增加，使企业在采购过程中面临更大的风险。笔者在 JR 公司实习的过程中，通过调查了解到 JR 公司虽然已经针对采购业务建立了内部控制体系，但是采购业务内部控制的执行效果差强人意，采购业务内部控制相关制度的设置也存在一定问题。本文以内部控制五要素为理论框架，将运用问卷调查、询问、观察等方法调查了解 JR 公司采购业务内部控制现状，全面的分析了 JR 公司采购业务中存在的问题。根据内部控制相关理论，针对之前发现的问题，从采购业务内部控制制度制定和执行方面提出了几点改进措施。

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1.2 文献综述

从整个内部控制理论史来看，1992 年 COSO 颁布的《内部控制-综合框架》（又被称作 COSO 报告）具有里程碑式的意义，该报告之后也成为了建立内部控制体系的标准，报告中提出了内部控制五要素的概念，指出内部控制主要包括控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通和监督这五个方面。COSO（2004）指出，企业风险管理贯穿于企业管理活动的整个过程，在企业管理层制定企业发展战略方面起着关键作用，其目的是对企业发展过程中可能面临的潜在风险进行识别，在充分掌握了这些情况之后，对这些潜在的风险进行排查，并采取相应的控制措施，将企业所面对的风险降到最低，保证企业的生产经营活动正常进行[1]。COSO报告将企业风险管理分为八个环节,这八个环节彼此之间有着密切的联系，同时和企业的管理过程紧密相连，共同影响着企业的风险管理。Kopp（2009）指出企业内部控制的有效性受多方面因素的影响，其中重点说明了企业应该根据其自身的具体情况，针对具体的业务流程制定控制措施，从而达到降低经营风险的目的[2]。Stephen（2007）指出法案 404 条对内部控制制度产生一定的约束，企业在实际的生产经营过程中，应该定期对内部控制进行评价，及时发现内部控制存在的问题，不断完善健全企业的内部控制制度[3]。目前学术界关于采购业务内部控制问题的研究主要集中在以下几个方面：从风险的角度对采购业务内部控制存在的问题进行研究；以内部控制五要素为基础对采购业务内部控制进行研究；针对采购业务的具体流程，研究各个环节的具体控制措施。Jerome B.Mckinney（2009）对采购业务中存在的舞弊现象进行了分析，指出其主要原因是采购人员在采购过程中无法抗拒利益诱惑，从而导致舞弊现象的出现，损害了企业的利益[4]。Mckinney 认为企业通过完善企业内部控制制度、加强对内部控制执行的监督、增强员工内部控制意识等方法，能够有效控制采购业务过程中舞弊现象的发生。

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第二章 理论基础

 

2.1 内部控制基本理论

2.1.1 内部控制的基本概念

完善的企业内部控制体系能够保证生产经营的正常进行，企业要想寻求长远的发展，就必须提高对内部控制的重视程度，建立健全的内部控制体系。企业内部控制是指企业在其内部进行的控制、约束和评价等一系列活动的总称，其目的在于加强企业的经营管理，增强企业的获利能力。大多数企业将内部控制归纳为两个方面：一方面是内部会计控制，主要是指通过会计控制的手段，对企业的生产经营业务实施控制。另一方面是内部管理控制，主要指通过制定管理制度，对企业生产经营的业务实施控制。内部控制的五要素主要包括：（1）内部环境内部环境是内部控制的基础，内部环境主要包括：治理结构、机构设置及权责划分、内部审计、人力资源政策以及企业文化等。内部控制环境的好坏直接影响企业内部控制的有效性，健康的内控环境一般包括：清晰的业务流程、规范的管理制度、管理层的重视、健全的组织机构、科学的人员配置、合理的权责划分、明确的授权审批、内部审计独立等。（2）风险评估风险评估是内部控制措施制定的依据，通过识别企业经营过程中与实现控制目标相关的风险，并进行科学的分析，最终确定合理的应对策略。风险评估系统主要包括四个方面内容，分别是：目标设定、风险识别、风险分析、风险应对。（3）控制活动控制活动是整个内部控制的重中之重，控制活动是企业内部控制的工具。合理的控制活动能够帮助企业实现对经营的有效控制。企业根据风险评估的结果，设计相应的控制措施，通过监督等方法保证控制措施的执行，最终实现企业的内控目标。

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2.2 采购业务内部控制介绍

财政部等五部委颁布的《企业内部控制应用指引第 7 号——采购业务》对采购业务进行了描述，采购业务主要指购买物资、接受劳务、支付款项等活动，其中物资主要包括原材料、工程物资、固定资产等。企业的生产经营活动包括研发、采购、生产、销售等环节，企业经常把采购业务作为生产经营活动的开始，采购是企业应该关注的重点环节之一。采购物资的价格和质量、供应商的选择、采购合同的签订、物资的运输、验收、付款等采购环节与企业的命运紧密相连，任何一个环节出现问题，都有可能给企业造成巨大损失，影响企业的可持续发展。采购业务中的各个环节虽然都不复杂，但其中却蕴含着巨大的风险，尤其是人为欺诈的风险最高，同时采购业务还直接影响企业的生产成本和产品质量，因此企业的管理层应该对采购过程中存在的风险进行重点关注，制定相应的措施进行控制。财政部等五部委颁布的《企业内部控制应用指引第 7 号——采购业务》对采购业务内部控制做了相应的规定，明确了采购业务的一般流程，总结出了采购业务的主要风险点，并提出了有针对性的控制措施和要求。

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第三章 JR 公司采购业务内部控制概况........ 12

3.1 JR 公司基本情况介绍........... 12

3.2 JR 公司采购业务现状............14

3.2.1 公司采购业务概述......14

3.2.2 公司采购业务职责划分..........15

3.3 JR 公司采购流程及机构设置情况..... 16

第四章 JR 公司采购业务内部控制调查及问题分析............ 19

4.1 采购业务内部控制环境调查结果及问题分析.........19

4.2 采购业务风险评估调查结果及问题分析.....22

4.3 采购业务控制活动调查结果及问题分析....

4.4 采购业务信息与沟通调查结果及问题分析.............32

4.5 采购业务内部监督调查结果及问题分析.....34

4.6 采购业务内部控制问题产生的原因分析......35

第五章 完善 JR 公司采购业务内部控制的对策....... 37

5.1 改善采购业务内部控制环境.............37

5.2 加强采购业务风险评估和应对机制.............39

5.3 完善采购业务控制活动.........44

5.4 完善采购业务信息与沟通机制.........49

5.5 发挥内部监督作用.....51

 

第五章 完善 JR 公司采购业务内部控制的对策

 

5.1 改善采购业务内部控制环境

增加 3 名采购人员，增加人员后，采购员变为 9 人，分为 A、B、C、三组，各负责一类采购事务，分别负责灭火剂、消防工程材料、营销配套设备的采购工作。新增设供应商档案管理人员一名，主要负责供应商档案的保管和采购合同的保管工作。增加采购部门人员，能在一定程度上缓解采购人员的工作压力，提高采购人员的工作效率，改变后的采购部门架构见图 5-1 所示：企业生产经营活动中的许多环节都需要人去完成，“人”是企业经营管理活动中的重要因素，直接影响企业的经营管理效率，因此企业应当重视对员工的培训。企业在加强员工培训时应注意以下几点：（1）加强对采购人员的专业能力培训；具体内容包括加强采购人员的专业知识培训和对采购相关法律法规的学习，加强采购人员对市场的认识，使其具备对市场变化进行分析的能力，加强采购计划编制方法的学习，提高采购计划编制的准确性等内容。提高采购人员的专业技能和技术水平。（2）加强采购人员的道德培训；通过培训提高采购人员的法制观念和职业道德，同时针对采购过程中有可能出现的各种状况，建立不同的奖惩措施，或将采购人员的绩效考核加入道德指标，如有严重违规者可将其调离采购岗位或者直接开除。争取建立一支高标准、高要求、高素质的采购队伍，从而提高整个采购部门的专业水平。

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结论

 

内部控制贯穿于企业生产经营的全过程，企业能够通过完善的内部控制体系，将生产经营过程中的风险控制在可承受的范围之内，保证企业稳定有序的经营发展。采购业务作为生产经营环节中的重要环节，是企业内部控制重点关注的对象，本文在内部控制相关理论研究的基础上，通过对 JR 公司进行调查了解，发现 JR 公司在采购业务内部控制环节中出现的问题，并根据 JR 公司的实际情况，提出相应的改进建议。本文对 JR 公司的概况、公司采购业务的现状进行了描述，运用问卷调查、观察、询问等方法，从内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督者五个方面，对 JR 公司采购业务内部控制存在的问题进行了具体分析。通过分析发现，JR 公司采购业务内部控制主要存在的问题有：（1）内部控制环境方面主要存在采购部门人员设置不合理、员工缺乏专业培训、缺乏合理的员工绩效激励机制等问题；（2）风险评估方面主要存在对风险认识不明确、缺乏风险预警机构等问题；（3）控制活动方面主要存在采购计划、供应商管理、采购方式、验收几个控制环节存在不足等问题；（4）信息与沟通方面主要存在信息渠道沟通不畅和信息系统未发挥作用等问题；（5）监督方面主要存在内部审计部门未发挥作用和缺乏采购业务自我评价机制等问题。针对以上研究发现的问题从完善内部制度层次和内控五要素方面加强执行效果的角度提出了相应的完善对策。具体的对策如下：（1）改善采购业务内部控制环境方面，应完善采购部门的人员配置、加强员工培训、完善采购人员绩效激励评价体系、定期更新内控管理制度；（2）加强风险评估和风险应对机制方面，应明确采购业务内部控制目标、明确采购业务内部控制风险、建立采购业务风险评价体系；（3）完善采购业务控制活动方面，应完善采购计划管理制度、完善供应商考核制度、规范采购方式选择、改善验收环节和付款环节流程；（4）完善企业的信息与沟通机制；（5）充分发挥内部监督作用方面，应落实审计委员会的监督作用、建立采购业务内部控制自我评价机制。由于本人能力有限，本文只针对 JR 公司采购业务的内部控制进行了研究，对所研究的对象接触时间较短，问卷调查和询问的问题设计可能存在一定的不足，由于理论方面知识的欠缺，研究的深度还有待进一步加强；笔者将在以后的学习生活中，加强理论知识的学习，争取对这个课题进行更深入的研究。

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参考文献（略）